湖北健康职业学院图文信息中心软件日常使用管理规定
第一章 总则
第一条 为规范湖北健康职业学院全体工作人员软件的日常使用，确保软件使用的合法性、安全性和高效性，提高软件资源的利用效率，保障教学、科研和管理工作的顺利开展，特制定本规定。
第二条 本规定适用于湖北健康职业学院图文信息中心全体工作人员及经授权使用图文信息中心软件资源的其他人员。
第三条 软件的使用必须严格符合国家法律法规以及相关软件使用许可协议的要求，严禁使用未经授权的软件，杜绝任何侵权行为。所有人员应严格按照软件使用说明书和操作规程使用软件，遵循学校关于软件使用的各项规章制度，规范软件使用行为。
第四条 根据实际工作需要，合理使用软件资源，充分发挥软件的功能，提高工作效率，避免软件资源的浪费；采取有效措施保障软件使用过程中的信息安全，防止软件遭受恶意攻击、数据泄露、病毒感染等安全问题，确保学校信息系统和网络的安全稳定运行。
第二章 总则软件使用责任划分
第五条 图文信息中心负责人全面负责图文信息中心软件使用的管理工作，制定软件使用管理的整体策略和规划，监督软件使用管理规定的执行情况，定期对软件使用情况进行检查和评估，及时发现并解决软件使用过程中出现的问题。
第六条 图文信息中心负责软件的安装、配置、调试和日常维护工作，确保软件的正常运行。建立软件维护档案，详细记录软件维护的内容、时间、维护人员等信息；根据软件供应商提供的维护建议和软件的使用情况，制定年度软件维护计划，并按照计划组织实施软件升级、故障排除、安全漏洞修复等维护工作。在维护过程中，提前做好数据备份等准备工作，尽量减少对正常工作的影响；对软件使用人员进行技术指导和培训，帮助他们掌握软件的使用方法和技巧，提高软件使用水平。及时解答软件使用人员在使用过程中遇到的技术问题；负责软件使用账号的创建、管理和权限设置工作。根据用户的工作职责和使用需求，为其设置相应的软件使用权限，确保用户仅具有完成工作所需的操作权限。定期对软件使用账号进行清理和审核，及时删除或调整不再使用或权限变更的账号。
第七条 软件使用人员
（一）严格遵守国家法律法规、软件使用许可协议和学校的软件使用管理规定，合法、合规、安全地使用软件。
（二）根据工作需要，向所在部门提出软件使用账号申请，如实填写账号申请表，注明使用软件名称、用途等信息。妥善保管个人账号和密码，不得将账号转借他人使用。如发现账号异常，应及时通知图文信息中心进行处理。
（三）按照软件使用说明书和操作规程使用软件，不得进行违规操作。在使用软件过程中，如发现软件存在问题或故障，应及时向图文信息中心报告，并详细描述故障现象和发生时间，以便图文信息中心进行排查和修复。
（四）负责对自己在软件使用过程中产生的数据进行管理和维护，定期备份重要数据，防止数据丢失。涉及国家机密、学校敏感信息的数据，应按照学校相关保密规定进行管理和存储，不得擅自对外提供或使用。
（五）积极参加图文信息中心组织的软件使用培训，认真学习软件的使用方法和技巧，不断提高自己的软件使用水平。在培训过程中，积极反馈软件使用过程中遇到的问题和建议，帮助图文信息中心改进软件管理工作。
（六）不得私自安装、卸载或修改经授权使用的软件。如需安装其他软件，应先向图文信息中心提出申请，经批准后方可进行安装。不得使用未经授权的软件版本，严禁私自复制、传播软件。
第三章 软件采购与授权管理
第八条 采购流程
（一）需求提出：图文信息中心工作人员根据工作需要，填写软件采购签呈，详细说明软件名称、功能需求、采购数量、预算等信息，提交至财务资产部审核。
（二）审批采购：审核评估通过后，将软件采购申请提交至学校相关领导审批。经领导审批同意后，由学校采购部门按照相关采购程序进行软件采购。在采购过程中，应选择正规的软件供应商，签订详细的采购合同，明确软件的功能、版本、价格、售后服务等条款。
（三）授权管理:采购的软件必须获得合法的授权许可，确保软件使用的合法性。图文信息中心负责对采购软件的授权情况进行审核和管理，确保软件授权与实际使用情况相符。建立软件授权登记制度，对学校所有软件的授权信息进行详细登记，包括软件名称、版本、授权类型、授权期限、授权数量等，并定期更新授权登记信息，确保信息的准确性和完整性。
（四）授权使用范围：明确软件授权的使用范围，仅限于学校内部工作人员在工作中使用。未经学校书面授权，严禁将软件用于任何商业目的或其他非工作用途。对于需要付费使用的软件，严格按照学校购买的授权数量和范围进行使用，不得超出授权范围使用软件。
（五）授权变更与终止：如因业务需要或其他原因，需变更软件授权信息的，使用部门应提前向图文信息中心提出申请，经审核批准后进行变更。如软件授权到期或不再使用，图文信息中心应及时办理授权终止手续，确保软件使用的合法性。同时，对不再使用的软件进行妥善处理，防止软件资源的浪费和流失。
第四章 软件安装与卸载管理
第九条 软件安装与卸载管理
（一）安装管理
安装权限：未经图文信息中心授权，任何人员不得擅自安装软件。图文信息中心负责对学校内部软件的安装进行统一管理，根据工作需要为工作人员分配软件安装权限。
（二）安装流程：工作人员在安装软件过程中，严格按照软件供应商提供的安装指南进行操作，确保软件安装的正确性和稳定性。安装完成后，及时对软件进行配置和调试，确保软件能够正常运行，并通知申请安装人员进行验收。
（三）安装规范：软件安装应选择合适的安装路径和参数，避免对系统性能和其他软件的运行产生不良影响。安装过程中，应注意软件的兼容性，确保安装的软件与计算机硬件、操作系统以及其他已安装软件能够正常协同工作。对于涉及学校重要业务和数据的软件，在安装前应制定详细的安装方案和应急预案，确保安装过程的安全可靠。
（四）卸载管理
卸载权限：未经图文信息中心授权，任何人员不得擅自卸载学校内部安装的软件。图文信息中心负责对学校内部软件的卸载进行统一管理，根据工作需要为工作人员分配软件卸载权限。
（五）卸载规范：在卸载软件前，应确保软件中存储的重要数据已进行备份，以免数据丢失。对于一些与学校业务紧密相关的软件，在卸载前应评估其对学校业务的影响，并制定相应的替代方案或过渡措施，确保学校业务的正常运行。卸载完成后，对卸载情况进行记录，包括卸载软件的名称、版本、卸载时间、卸载人员等信息。
第五章 软件使用规范
第十条 软件安装与卸载管理
（一）使用权限管理：根据工作职责分配：图文信息中心根据工作人员的工作职责和岗位需求，为其分配相应的软件使用权限。确保工作人员能够正常使用工作所需的软件，同时避免因权限过大导致的信息安全风险。权限设置应遵循最小化原则，即只赋予工作人员完成工作任务所必需的权限。
（二）权限变更管理：如工作人员的工作职责发生变更，需调整软件使用权限的，应及时向图文信息中心提出申请，经审核批准后进行权限变更。图文信息中心应及时更新权限信息，并通知相关人员。定期对工作人员的软件使用权限进行审核和清理，确保权限与实际工作职责相符，防止因人员岗位变动或权限管理不善导致的权限滥用问题。
（三）遵守软件使用协议：所有软件使用人员在使用软件过程中，应严格遵守软件供应商提供的使用协议，不得违反协议规定进行任何操作。仔细阅读软件的用户手册和操作指南，了解软件的功能和使用方法，按照正确的操作流程使用软件，避免因误操作导致软件故障或数据丢失。
（四）数据保护：软件使用人员应妥善保管软件使用过程中涉及的各类数据，不得擅自泄露、篡改或删除数据。对于重要数据，应按照学校规定的备份策略进行定期备份，并确保备份数据的安全性和完整性。在使用软件过程中，如涉及到数据的输入、输出和存储，应严格遵守学校的数据管理规定，确保数据的准确性和一致性。对于涉及学校机密信息的数据，应采取加密存储、访问控制等措施，加强数据的安全保护。
（五）合理使用资源：软件使用人员应合理使用软件资源，避免过度占用系统资源导致软件运行缓慢或出现故障。在同时运行多个软件时，应注意合理分配系统资源，避免因资源竞争导致软件之间的冲突。在使用软件过程中，如发现软件运行异常或出现故障，应及时向图文信息中心报告，并停止可能导致问题进一步恶化的操作。不得在工作时间内利用学校软件资源进行与工作无关的活动，如玩游戏、看视频、下载非工作相关文件等，以免影响工作效率和学校网络安全。
（六）禁止私自复制与传播：未经学校书面授权，严禁软件使用人员私自复制、传播学校内部安装的任何软件。不得将软件提供给外部人员使用，不得通过网络等方式将软件共享给其他单位或个人。对于因工作需要确实需要复制软件的情况，应事先向图文信息中心提出申请，经批准后按照规定的程序进行复制，并做好复制记录。严格遵守软件版权保护法律法规，维护学校和软件供应商的合法权益。
（七）软件使用人员在使用软件过程中，如发现软件存在问题，应及时向图文信息中心报告。图文信息中心应及时对问题进行分析和排查，采取相应的措施解决软件问题。在解决软件冲突问题过程中，应优先考虑采用合法、合规、安全的解决方案，避免因解决问题而带来新的风险。对于一些无法通过常规方法解决的软件冲突问题，应及时向软件供应商咨询或寻求技术支持。
第六章 软件安全管理
第十一条 软件安全管理
（一）安装杀毒软件：为学校所有计算机安装正版杀毒软件，并确保杀毒软件的实时监控功能处于开启状态，确保计算机系统能够有效防范各类病毒、木马和恶意软件的攻击。
（二）防火墙设置：合理设置学校网络防火墙策略，限制外部非法网络访问，防止网络攻击和恶意软件入侵。防火墙应定期进行安全检查和更新，确保其防护功能的有效性。对学校内部网络进行合理划分，根据不同部门和业务的安全需求，设置不同的访问控制策略，加强网络安全管理。
（三）数据加密：对重要数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。根据数据的敏感程度，选择合适的加密算法和加密强度。对于涉及学校机密信息的数据，应采用高强度的加密措施，并严格管理加密密钥。软件使用人员在使用涉及加密数据的软件时，应遵守相关的加密规定和操作流程，确保数据的加密安全。
（四）安全审计：建立软件安全审计机制，对软件使用过程中的操作行为进行审计和监控。审计内容包括软件登录记录、操作记录、数据访问记录等。通过安全审计，及时发现和处理潜在的安全风险，如未经授权的软件访问、数据泄露等问题。定期对安全审计数据进行分析和总结，评估学校软件安全管理的有效性，发现问题及时进行整改和完善。
（五）如发现软件安全事件，软件使用人员应立即向图文信息中心报告。报告内容应包括事件发生的时间、地点、现象、影响范围等详细信息。如涉及到数据泄露、病毒感染等严重安全事件，应同时向图文信息中心负责人和学校相关部门报告。图文信息中心接到安全事件报告后，应立即启动应急响应机制，组织专业人员对事件进行调查和分析，采取相应的措施进行处理。应急响应措施应根据安全事件的类型和严重程度进行制定，包括隔离受感染计算机、清除病毒、恢复数据、修复系统漏洞等。在应急响应过程中，应及时向学校相关部门和人员通报事件处理进展情况，确保信息的及时传递和沟通。安全事件处理完成后，图文信息中心应对事件进行原因分析和总结，找出安全事件发生的原因和存在的安全隐患。针对分析出的问题，制定相应的防范措施和整改方案，避免类似事件再次发生。同时，将安全事件的处理情况和整改方案及时报告给图文信息中心负责人和学校相关部门，以便学校对软件安全管理工作进行评估和改进。
第七章 软件维护与更新管理
第十二条 软件维护与更新管理
（一）日常维护：图文信息中心负责对学校内部软件进行日常维护，定期检查软件的运行状态，及时处理软件出现的故障和问题。建立软件日常维护日志，记录维护的时间、内容、处理结果等信息。日常维护工作包括但不限于软件的性能监测、数据备份、系统优化等。
（二）故障排除：对于软件运行过程中出现的故障，软件使用人员应及时向图文信息中心报告。图文信息中心接到报告后，应立即进行故障排查，详细记录故障现象、原因分析、解决方法等信息，形成故障处理报告。对于一些简单的故障，图文信息中心应及时进行修复；对于复杂的故障，应组织相关技术人员进行会诊，必要时联系软件供应商提供技术支持，尽快恢复软件的正常运行。
（三）更新管理：图文信息中心组织实施软件更新工作。在更新前，应对软件中的重要数据进行备份，确保数据的安全性。更新过程中，严格按照软件供应商提供的更新指南进行操作，确保更新的正确性和完整性。更新完成后，对软件进行测试，检查软件的各项功能是否正常，数据是否完整，确保软件能够正常运行。
（四）更新通知与培训：在软件更新前，图文信息中心应通过学校内部通知、邮件等方式向软件使用人员发布更新通知，告知更新的软件名称、版本、时间、内容以及更新后可能需要注意的事项。对于一些重要的软件更新或功能变化较大的更新，图文信息中心应组织软件使用人员进行培训，帮助他们熟悉更新后的软件功能和操作方法，提高软件使用人员对软件更新的适应能力。
第八章 监督与考核
第十三条 监督与考核
图文信息中心负责人定期对软件使用情况进行日常监督检查，检查内容包括软件使用人员是否遵守软件使用管理规定、软件操作是否规范、数据安全是否得到保障等。对检查中发现的问题，及时进行纠正和处理，并记录在案。
第九章 附则
本规定由湖北健康职业学院图文信息中心负责解释。本规定自发布之日起施行，如有与国家法律法规或上级政策相抵触的条款，以国家法律法规和上级政策为准。